Wybór konkretnego miejsca przy stole wiąże się z nastawieniem osób w stosunku do nas oraz wpływa na jakość naszego kontaktu. Sposób w jaki siadamy przy stole do rozmowy biznesowej pokazuje, co chcemy osiągnąć w trakcie negocjacji. Warto zauważyć, jak niekomfortowo czują się uczestnicy tego spotkania. Wszyscy siedzą tak, jakby chcieli jak najszybciej wstać i wyjść z pomieszczenia. Dodatkowo, prezydent Francji i kanclerz Niemiec dostali miejsca na niezbyt wygodnej kanapie, na której trudno przyjąć wygodną, ale nie nonszalancką pozycję.
Dlatego, jak zauważa badacz Mark Knapp, zajmowanie miejsc przez uczestników nie można interpretować w oderwaniu od okoliczności towarzyszących (np. randka, rozmowa o pracę, negocjacje biznesowe).
Cztery układy miejsc siedzących
1. Pozycja narożna – Na rogu z rozmówcą
4. Pozycja niezależna – Nie jestem zainteresowany kontaktem
Kształt stołu a nasza pozycja
Nie bez znaczenia jest stół, przy którym zasiadamy
STÓŁ KWADRATOWY (formalny)
Tworzy relację współzawodnictwa lub obrony. Nadaje się do rozmów krótkich lub sytuacji, kiedy zależy nam na podkreśleniu swojego statusu (np. lekarz-pacjent, pracodawca-podwładny). Największy opór ujawni osoba siedząca na wprost, natomiast najbardziej chętna do współpracy okaże się osoba siedząca obok, szczególnie po naszej prawej stronie.
STÓŁ OKRĄGŁY (nieformalny)
STÓŁ PROSTOKĄTNY
Stwarza możliwość wywarcia największego wpływu. Najważniejszą rolę na przebieg konwersacji odegra osoba, która usiądzie przy węższym brzegu stołu, zwłaszcza przy końcu pomieszczenia i będzie widzieć drzwi frontowe. Zawsze wystrzegamy się miejsca, gdy za naszymi plecami znajdują się drzwi.
Wybór stołu a charakterystyka rodziny
Jeśli nie było ograniczenia pod względem metrażu i wybór kształtu stołu w domowej jadalni został dokonany wspólnie przez domowników, możemy wnioskować o rozkładzie władzy w rodzinie.
- Na stół okrągły zdecyduje się rodzina „otwarta”,
- na kwadratowy, „zamknięta”,
- a rodzina „autorytatywna” wybierze stół prostokątny.
Znaczenie miejsca siedzącego podczas negocjacji
Istotnym elementem negocjacji jest ich miejsce i sposób jego przygotowania. Najczęściej negocjacje prowadzi się przy wspólnym stole. Układ miejsc przy nim odzwierciedla pozycje negocjujących, ale także wpływa na ich postawy. Przykładowo rozmowy między ludźmi siedzącymi naprzeciw siebie przy wielkim stole będą miały o wiele bardziej konfrontacyjny charakter niż rozmowy prowadzone, gdy ich uczestnicy siedzą obok siebie w fotelach.
W rozmowach formalnych przyjęty jest układ “poprzez prostokątny stół”. Każda z delegacji zajmuje jedną jego stronę, a liderzy siadają dokładnie na wprost siebie. Układ ten ma zagorzałych zwolenników, ponieważ podkreśla odrębność obu stron i każdej z nich daje własne terytorium. Prowokuje jednak do konfrontacyjnego stylu rozmów w rodzaju “my-oni” i jest wobec tego nie najlepszym modelem dla negocjacji, w których wspólny cel ma pomóc przełamać wzajemne negatywne nastawienie stron. Jeśli atmosfera ma być nieformalna, a stosunki partnerskie, o wiele mniej konfliktogenny będzie stół okrągły lub fotele ustawione przy niskich stolikach. Czasem przecenia się jednak wagę wyboru odpowiedniego miejsca do siedzenia. Z pewnością jednak nie można zostawić tego przypadkowi.
Dobrą pozycję w negocjacjach zapewnia skorzystanie z kilku porad.
- Zawsze siadaj obok osoby, z którą chcesz konsultować się podczas negocjacji.
- Jeżeli jesteś liderem zespołu negocjacyjnego, siądź naprzeciw lidera drugiej strony.
- Natomiast, gdy chcesz osłabić efekt konfrontacji, zejdź z linii środkowej siadając nieco z boku, na sąsiednim lub jeszcze następnym krześle.
- Planując miejsce negocjacji konieczne jest zdecydowanie, kto powinien siedzieć najbliżej drzwi, a kto najbliżej telefonu. Są to strategiczne miejsca, jeżeli planuje się korzystanie z telefonu i oczekuje się, że do pokoju będzie wchodziło wiele osób. Osoba znajdująca się najbliżej telefonu, kontroluje go. Osoba siedząca najbliżej drzwi z kolei sprawuje kontrolę nad dostępem do pomieszczenia.
- Pod uwagę należy również wziąć rozmieszczenie okien i kąt padania promieni słonecznych. Są to istotne elementy zwłaszcza, jeżeli w pokoju robi się gorąco lub słońce razi w oczy.
Wybór stołu oraz zajęcie przy nim określonego miejsca jest niezwykle ważne i może zdecydować o wyniku konwersacji. Warto pamiętać, by nie naruszać strefy osobistej rozmówcy, bez jego werbalnej lub niewerbalnej zgody. Takie wtargnięcie zaowocuje przyjęciem przez drugiego człowieka defensywy, co utrudni konwersację.
A przy jakim stole najczęściej zasiadacie Wy?
Na podstawie:
Pease Allan, Mowa ciała. Jak odczytywać myśli innych ludzi z ich gestów, Kielce, JEDNOŚĆ, 2005.
Augustynek Andrzej, Wstęp do Psychologii. Warszawa Engram, 2009
Donaldson Michael. Donaldson Mimi, Negocjacje. Warszawa, Wydaw. RM, 1999
Autor: Joanna Światła
Artykuł został przeze mnie napisany dla portalu
